Buridanův osel je obrazné vyjádření pro lidskou nerozhodnost. Termín se vztahuje k paradoxní situaci, kdy osel mezi dvěma kupkami sena stejného objemu a kvality zemře hladem, protože se není schopen rozhodnout, z které kupky si má vzít. [WIKIPEDIA]Jací jsou tedy největší žrouti času v práci? Zkuste si udělat analýzu činnosti, takový snímek dne a hned vám to bude jasnější. Nejčastější problémy: [DVOŘÁK, 2012:51]
1. Špatně naplánovaná práce bez určení priorit
Někdy se nám může stát, že máme několik úkolu, které je potřeba splnit, ale nakonec zjistíme, že za celý den jsme skákali z jednoho na druhý a nepodařilo se ani jeden někam dotáhnout. Tento Buridanův paradox (viz. obrázek) je velmi častý u mladých zaměstnanců. Mě se nejlépe osvědčilo použití prvků GTD a mého moleskinu, do kterého si každé ráno seřadím úkoly podle priorit. Snažím se dodržovat pravidlo, že za jeden den by nemělo být více úkolu s prioritou než 6 (sacred 6). Stěžejní techinkou na plnění úkolů je chunking. Není nic sladšího než si škrtnou ukončený úkol. Pokud máte dlouhodobý projekt (více úkolů), naformulujte si pod-úkol tak, aby bylo ve vašich silách jej během dne dokončit.
2. Nekoncepční styl práce s poštou
Pokud nepracujete na Help Desku nebo v zákaznickém servisu, stačí kontrolovat poštu 1-2x denně. Pak by měl být e-mailový klient vypnutý. Jakékoliv upozorňovače na novou poštu nebo zběsilé kontrolování, co vám právě přišlo, je jen ztráta vašeho času a energie. Je mnoho skvělých pomůcek jak pracovat s poštou, jako například metoda INBOX ZERO nebo tagování zpráv a správné používání vyhledávání. Když vidím, jak má někdo desítky složek podle adresáta nebo vyhledává e-mail tak, že si zprávy seřadí podle jmen, chce se mi brečet a je mi těch lidí líto.
3. Surfování na internetu v pracovní době
"Jestliže strávíte v pracovní době jen půl hodiny denně na Facebooku, za měsíc tak promarníte 10 pracovních hodin. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může vám Facebook posloužit jako skvělý způsob relaxace. Jednoduše vypněte, dejte si kávu a promluvte si 15 minut s přáteli třeba o pěstování jahod. Tyto aktivity však musíte mít pod kontrolou. [DVOŘÁK, 2012:51]"
4. Nepořádek na stole i pracovní ploše PC
"Dbejte na pořádek na svém pracovním stole, budete ho mít i v mysli. Poházené papíry, útržky s chaoticky napsanými poznámkami mohou vzbuzovat nervozitu nebo vyvolávat dojem, že všechno není, jak má být. To má za následek sníženou koncentraci na práci. Totéž lze říci o pracovní ploše počítače s množstvím nepotřebných ikon, v nichž se sotva vyznáte. Zredukujte jejich počet a nechejte si jen ty, s nimiž pravidelně pracujete. [DVOŘÁK, 2012:51]" Pro mě je pořádek zatím největší výzvou a musím dát všem, kteří jej zdůrazňují za pravdu. Kolik času jsem jen zabil tím, že něco hledám. Asi nejlepší nástroj na nepořádek je velká krabice (GTD Inbox), kam lze všechno naházet na hromadu, aby to zmizelo z očí. Druhá šikovná věc jsou zavesné desky, jak je používají lékaři na evidenci svých pacientů. S deskami pracuji stejně jako se složkami v počítači.
5. Chaotické ukládání souborů do počítače
"Buďte pečliví a vytvořte si vlastní systém ukládání dat, ve kterém se neztratíte. Chaotické ukládání souborů, pod nic neříkajícími názvy a bez umístění do vhodně pojmenované složky, je možná pohodlné, ale dříve nebo později se v nich přestanete orientovat. Hledáním toho pravého souboru se pak budete zbytečně zdržovat. [DVOŘÁK, 2012:51]" Systém, který se mi osvědčil, je rozdělení složek podle kontextu (škola, práce, účto, personální) a číslovaných projektů (001 - Rekonstrukce bytu, 032 - Hodnocení zaměstnanců apod.) Čísla projektů pak používám i do předmětu e-mailu při komunikaci o nich.
6. Podceňování zálohy důležitých dat
Jednou jsem někde četl, že až 7% pracovního času způsobí technické problémy. V dnešní době to znamená práce s počítačem a mobilem. Aspoň jednou měsíčně se vyplatí zálohovat svá data, nemusí to být nějaké vypalování DVD, ale stačí použít cloudová řešení jako Dropbox nebo Google disk. Výhoda cloudových řešení je dostupnost odkudkoliv bez závislosti na hardware, nevýhodou vyšší nároky na bezpečnostní chování uživatele. Stejně tak si už nedovedu představit používání jiného poštovního klienta než je Gmail.
Work smart, not hard!
zdroj: DVOŘÁK, J. Co nás nejvíce zdržuje při práci. Moderní řízení 8/2012. Economia, a.s.:2012. s. 51. ISSN 0026-8720.
Žádné komentáře:
Okomentovat